Le président de séance : diriger les débats
Le président de séance assure la conduite de l’assemblée générale. Il veille au bon déroulement des débats, organise l’examen des questions inscrites à l’ordre du jour, fait procéder aux votes et veille à ce que les résultats soient correctement constatés.
Il doit permettre aux participants de s’exprimer dans le respect des règles applicables et s’assurer que les décisions sont prises selon les modalités prévues. Il convient toutefois de distinguer le président de séance du président de l’association ou du syndic : ces fonctions ne sont pas nécessairement exercées par la même personne.
En copropriété, le président de séance est élu par l’assemblée générale. Le syndic ne peut pas présider cette assemblée. Les règles relatives à cette désignation sont prévues par l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965
Le secrétaire de séance : assurer la traçabilité
Le secrétaire de séance contribue à la rédaction du procès-verbal. Il consigne les décisions adoptées, les résultats des votes et les éléments nécessaires pour rendre compte fidèlement des délibérations.
Son rôle est essentiel : le procès-verbal doit permettre de connaître les résolutions soumises au vote et le résultat de chacune d’elles. Il ne s’agit pas nécessairement d’une retranscription intégrale des discussions, mais d’un document fidèle et suffisamment précis pour établir ce qui a été décidé.
En copropriété, le syndic assure en principe le secrétariat de séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Cette règle figure à l’article 15 du décret du 17 mars 1967.
Les scrutateurs : contrôler les opérations de vote
Les scrutateurs ont pour mission de contribuer au contrôle des opérations de vote et à la vérification des résultats, dans le cadre des règles applicables. Ils peuvent notamment participer au décompte des voix et aider à vérifier la concordance entre les votes exprimés et les résultats annoncés.
En copropriété, les scrutateurs sont désignés dans les conditions prévues par les textes et le règlement de l’assemblée. Leur signature du procès-verbal est prévue par l’article 17 du décret du 17 mars 1967 lorsqu’ils ont été désignés.
Références :