La convocation de l’assemblée générale
La convocation est une formalité essentielle : elle permet aux personnes concernées de connaître la date de la réunion, de préparer les questions qui seront examinées et, lorsque cela est nécessaire, de prendre connaissance des documents utiles avant de voter.
Les conditions de convocation varient selon la nature de la structure. Elles concernent notamment l’autorité habilitée à convoquer, les destinataires, le délai à respecter, le mode de transmission et les informations à communiquer.
En copropriété, la convocation relève en principe du syndic. Sauf urgence ou disposition prévoyant un délai plus long, elle doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion. La loi et le décret prévoient des règles particulières concernant les demandes de convocation et les situations dans lesquelles le syndic ne donne pas suite à une demande régulière.
Délai de tenue de l’assemblée générale annuelle
Conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel doit se réunir dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
Ce délai permet notamment d’assurer le vote annuel du budget prévisionnel de la copropriété.
Les impayés de charges et la situation financière de la copropriété
Les impayés de charges peuvent fragiliser la trésorerie d’une copropriété et compromettre le financement de l’entretien, des travaux et des dépenses courantes. L’assemblée générale doit donc pouvoir examiner la situation financière du syndicat des copropriétaires à partir des documents comptables qui lui sont communiqués.
Lorsque l’assemblée générale est appelée à approuver les comptes, l’état financier du syndicat et son compte de gestion général doivent être notifiés avec la convocation, conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967. En vue de cette approbation, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire doit également être communiqué.
Ces documents permettent d’apprécier la situation financière de la copropriété et les comptes individuels des copropriétaires. Toutefois, les textes ne prévoient pas, de manière générale, l’obligation de joindre à chaque convocation une liste nominative de tous les copropriétaires débiteurs.
Il convient néanmoins de distinguer les retards ponctuels de paiement des impayés persistants ou importants susceptibles de mettre en difficulté la copropriété. Le suivi de ces situations et les mesures de recouvrement adaptées sont essentiels pour préserver la trésorerie du syndicat et éviter que les autres copropriétaires ne supportent durablement les conséquences de ces défaillances.
Lorsque l’assemblée générale doit se prononcer sur une mesure particulière concernant un lot ou une procédure nécessitant son autorisation, les documents et projets de résolution exigés par les textes applicables doivent être joints à la convocation.
L’ordre du jour : une étape déterminante
L’ordre du jour énumère les questions qui seront examinées par l’assemblée. Il doit permettre aux participants de comprendre les décisions envisagées et de s’y préparer.
Il convient de distinguer la simple information, la discussion et la résolution soumise au vote. Lorsqu’une décision doit être prise, sa formulation doit être suffisamment précise pour que les participants sachent exactement sur quoi ils se prononcent.
En copropriété, l’assemblée ne peut en principe prendre de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, sous réserve des règles applicables. Elle peut examiner d’autres questions, mais sans prendre de décision à leur sujet.
Un ordre du jour imprécis, une résolution insuffisamment documentée ou l’absence d’une pièce obligatoire peuvent, selon les circonstances et le régime applicable, soulever une difficulté de régularité.
Références :