Le procès-verbal de l’assemblée générale
Le procès-verbal (PV) est le document qui retrace officiellement les décisions prises par l’assemblée générale. Il permet de conserver une trace des délibérations et de vérifier, après la réunion, les résolutions adoptées ou rejetées.
Il doit être établi avec rigueur. Selon le régime applicable, il mentionne notamment les résolutions examinées, les résultats des votes, les personnes chargées de signer le document et les éventuelles observations ou réserves requises.
La rédaction et la signature
La rédaction du procès-verbal doit permettre d’identifier sans ambiguïté chaque décision et son résultat. Une simple mention générale selon laquelle les résolutions ont été adoptées ne suffit pas nécessairement lorsque les textes exigent un relevé précis des votes.
En copropriété, l’article 17 du décret du 17 mars 1967 précise les mentions requises, notamment le résultat du vote sous l’intitulé de chaque question, les noms et nombres de voix des copropriétaires opposants et abstentionnistes ainsi que certaines réserves formulées sur la régularité des décisions.
Le procès-verbal est signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs, lorsqu’ils ont été désignés, à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant l’assemblée.
La notification ou la transmission du procès-verbal
Il convient de distinguer la rédaction du procès-verbal, sa signature, sa notification officielle et sa communication aux membres.
En copropriété, le syndic notifie le procès-verbal dans le délai légal d’un mois suivant la tenue de l’assemblée générale. Cette notification est particulièrement importante, car elle fait courir le délai de contestation prévu par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Dans une association, les règles de communication et de conservation du procès-verbal dépendent notamment des statuts, du règlement intérieur et des obligations particulières applicables.
Il est recommandé de conserver le procès-verbal signé, les documents préparatoires, les convocations et les justificatifs de transmission, afin de pouvoir établir le respect des formalités.
Références :